Eerst processen, dan PIM
De naderende introductie van een PIM (Product Informatie Managementsysteem) is aanleiding voor de opdrachtgever om de inhoud van het artikelbestand en de wijze waarop deze wordt samengesteld, opnieuw tegen het licht te houden. Er is door de jaren heen een haast onontwarbare kluwen aan onderliggende processen ontstaan. Hierdoor ontbreekt overzicht, zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet of onvoldoende gedefinieerd of vastgelegd, zijn er talloze ‘single points of failure’ aan te wijzen, en is de doorlooptijd van nieuwe of gewijzigde artikelinformatie onaanvaardbaar lang geworden. Tijd om bezem erdoor te halen!
Projectbeschrijving
Bij de start van het project blijkt het ontbreken van processen en werkwijzen geen issue, maar er is geen overzicht van, ze zijn op onderdelen niet meer actueel en bovendien niet voor iedereen en te allen tijde toegankelijk. Ik stel daarom van alle deelprocessen één overkoepelend document op. Hierin leg ik vast hoe artikelen worden ingevoerd, onderhouden én weer worden afgevoerd als ze uit het assortiment verdwijnen. Daarnaast inventariseer ik wie voor welke artikelinformatie verantwoordelijk is en hoe deze aangeleverd moet worden. Speciale aandacht is er voor de zgn. ‘private label’ artikelen, huismerk-artikelen waarvoor de artikeldata vaak niet kant-en-klaar worden aangeleverd zoals door A-merk leveranciers, maar waarbij de specificaties zelf samengesteld of aangevuld moeten worden. Intranet wordt vervolgens gebruikt als portal voor alle betrokken medewerkers, zodat (tijd- en plaatsongebonden) in één oogopslag helder is wie zich op welk moment waar mee bezig houdt. Medewerkers acteren proactief in plaats van reactief, omdat zij voortaan relevante push notificaties ontvangen.
Projectresultaat
Nog voordat het PIM werd geïntroduceerd vond een totale ‘reset’ plaats van de wijze waarop artikelinformatie werd ingevoerd en onderhouden. Dit zorgde ervoor dat het PIM een goede start kende: betrokken medewerkers kenden hun taken en verantwoordelijkheden en er was voldoende back-up bij onvoorziene omstandigheden. De tijd waarbinnen de nieuwe of vernieuwde artikelinformatie ter beschikking gesteld kon worden aan klanten werd drastisch gereduceerd.
Wil je meer weten over dit project? Of herken je de aanleiding, en zie je wat in de aanpak waarvoor is gekozen? Klik hier om contact met mij op te nemen!